Die Digitalisierung administrativer Prozesse ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation im Hochschulbereich. Insbesondere im studentischen Lebenszyklus – von der Bewerbung über das Studium bis zum Abschluss – entstehen zahlreiche Dokumente, die an vielen Hochschulen derzeit sowohl in Papierform als auch elektronisch verwaltet werden. Diese parallelen Prozesse führen häufig zu Medienbrüchen und erhöhen den administrativen Aufwand.
Das Projekt „Lifecycle eStudierendenakte – von der Digitalisierung bis zur Langzeitarchivierung“ (LieSa) verfolgt daher das Ziel, die Studierendendokumentation an den sächsischen Hochschulen vollständig zu digitalisieren und gleichzeitig eine rechtssichere sowie datenschutzkonforme Langzeitarchivierung dieser Unterlagen zu ermöglichen. Ein zentrales Element ist dabei der Aufbau eines Digitalen Hochschularchivs Sachsen (DiHaS), das den Hochschulen eine gemeinschaftliche und ressourcenschonende Infrastruktur für die elektronische Archivierung von Studierendendokumenten bereitstellt.
Durch die Digitalisierung der Dokumentenverwaltung werden Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet und der Bewerbungsprozess für Studieninteressierte modernisiert. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Aktenführung flexiblere Arbeitsformen für Hochschulbeschäftigte, beispielsweise durch ortsunabhängige Bearbeitung von Vorgängen.
Das Projekt verfolgt mehrere zentrale Zielsetzungen:
- vollständige Digitalisierung der Studierendendokumentation über den gesamten studentischen Lebenszyklus
- Einführung einer elektronischen Studierendenakte, die in bestehende Campusmanagementsysteme integriert wird
- Aufbau einer gemeinsamen Infrastruktur zur rechtssicheren und datenschutzkonformen Langzeitarchivierungvon Studierendendaten
- Entwicklung einer hochschulübergreifenden Verbundstruktur für Betrieb und Weiterentwicklung des digitalen Hochschularchivs
- Verbesserung der Effizienz administrativer Prozesse und der Servicequalität für Studierende und Studieninteressierte.
Damit leistet das Projekt einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Hochschulverwaltung sowie zur langfristigen Sicherung studienrelevanter Dokumentationen.
Das Projekt LieSa gliedert sich in drei zentrale Teilprojekte.
Einführung der elektronischen Studierendenakte
Im ersten Teilprojekt wird eine elektronische Studierendenakte etabliert, die den gesamten Lebenszyklus eines Studiums digital abbildet. Dazu gehört auch eine elektronische Bewerberakte, die bereits im Bewerbungsprozess eingesetzt wird.
Die elektronische Akte wird in die bestehenden Campusmanagementsysteme der Hochschulen integriert und dient künftig als zentrale Grundlage für die digitale Verwaltung von Studierendendaten.
Aufbau des Digitalen Hochschularchivs Sachsen (DiHaS)
Im zweiten Teilprojekt wird das Digitale Hochschularchiv Sachsen (DiHaS) aufgebaut. Dieses ermöglicht die langfristige elektronische Archivierung von Studierendendokumenten gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
Durch die gemeinsame Nutzung dieser Infrastruktur können Hochschulen ihre Archivierungsprozesse effizienter gestalten und gleichzeitig eine rechtskonforme sowie datenschutzgerechte Aufbewahrung sicherstellen.
Entwicklung einer Verbundstruktur für das DiHaS
Neben der technischen Infrastruktur wird im dritten Teilprojekt eine hochschulübergreifende Verbundstruktur für das digitale Hochschularchiv geschaffen.
Dazu gehören unter anderem:
- ein gemeinsames Regelwerk für Betrieb und Nutzung des Archivs
- organisatorische Strukturen für den Verbundbetrieb
- ein gemeinsames Finanzierungsmodell für den langfristigen Betrieb.
Diese Struktur ermöglicht eine nachhaltige Nutzung des digitalen Hochschularchivs durch alle staatlichen Hochschulen Sachsens.
Das Projekt LieSa schafft die Grundlage für eine moderne und effiziente Verwaltung der Studierendendokumentation und bietet zahlreiche Vorteile:
- effizientere Verwaltungsprozesse durch durchgängige Digitalisierung
- Reduktion von Medienbrüchen und papierbasierten Verfahren
- rechtssichere und datenschutzkonforme Langzeitarchivierung von Studierendendokumenten
- verbesserter Service für Studieninteressierte und Studierende
- höhere Flexibilität für Hochschulbeschäftigte durch digitale und ortsunabhängige Arbeitsprozesse
- gemeinsame Nutzung einer ressourcenschonenden Archiv-Infrastruktur.
Das Projekt wird gemeinsam durchgeführt von:
- Technische Universität Chemnitz
- Technische Universität Dresden
Darüber hinaus beteiligen sich neun weitere Hochschulen und Einrichtungen aktiv an den einzelnen Teilprojekten und bringen ihre Expertise in den Projektverbund ein.
Die Projektlaufzeit beträgt 28 Monate und erstreckt sich von Oktober 2024 bis Oktober 2026.